Top 10 des erreurs à éviter en sous-traitance

Notre top 10 des erreurs à ne pas commettre en cas de sous-traitance d’un projet

En tant qu’entrepreneurs, nous avons au moins une fois été confrontés à une hausse de la demande couplée à un planning chargé, à un manque d’expertise ou de compétences sur un projet particulier, ou encore le souhait de ne pas écarter un projet pour un client régulier ou un client qu’on cible depuis un moment. Lorsqu’on a alors l’impossibilité de prendre ce projet et de le faire développer par nos équipes, on peut se poser la question de sous-traiter la totalité ou une partie de la production.

Tout d’abord, qu’est-ce que la sous-traitance ?

Wikipédia nous dit :

La sous-traitance est un contrat par lequel une entreprise demande à une autre entreprise de réaliser une partie de sa production ou des entreprises auxquelles sont agréées certaines parties de travail.

Le sous-traitant est différent du simple fournisseur, car il fabrique un produit conçu par le commanditaire ou, souvent, en commun avec lui. Le produit est fabriqué par le sous-traitant pour le compte exclusif du commanditaire et ne porte pas son nom.

Source : https://fr.wikipedia.org/wiki/Sous-traitance

Mais la sous-traitance d’un projet peut faire peur. Perte de la maitrise du projet, peur d’un gouffre financier, d’une mauvaise qualité du livrable…il y a moyen d’éviter tout ça. Voici notre top 10 des erreurs à ne pas commettre pour s’éviter des problèmes et pouvoir sous-traiter votre projet en toute (ou presque) sérénité :

  • Ne pas rédiger de cahier des charges

Ne pas réaliser de cahier des charges est la première erreur à ne pas commettre pour bien débuter un projet.cahier des charges

Il ne faut cependant pas confondre cahier des charges et restrictions. Même si parfois le cahier des charges est considéré par certains comme une muselière à projet, c’est bien souvent le budget et le délai associé qui créent la rigidité du projet.

Tant que le cahier des charges n’est pas validé, il faut communiquer pour modifier les besoins si nécessaire, en recalculant le délai de livraison et les coûts de production. Une fois le cahier des charges validé, il est bien évidemment possible d’apporter des modifications au projet, ou de rajouter des éléments qui n’étaient pas prévus à la base. Tout ceci doit alors être considéré comme des évolutions du projet. Cependant, il faut avoir prévu en amont la possibilité de faire évoluer le projet, en prévoyant un budget d’évolution et une marge sur les délais. Sinon, les évolutions peuvent être repoussées à une mise à jour ou une nouvelle version.

  • Ne pas fixer de date de livraison

Ne pas fixer de date de livraison est un risque pour votre projet. En effet, si vous laissez votre sous-traitant travailler sans planning à respecter, vous vous exposez à ce que la livraison de votre projet (ou une partie de votre projet si vous ne sous-traitez d’une partie des développements) ne corresponde pas du tout à ce que vous avez prévu avec votre client. Les retards peuvent donc s’accumuler et votre client peut vous infliger des pénalités de retard, ou même annuler sa commande.

L’estimation du temps nécessaire pour effectuer les tâches du cahier des charges n’est pas à prendre comme un temps nécessaire pour la production et ne génère donc pas automatiquement une date de livraison. Votre sous-traitant peut avoir plusieurs projets à gérer simultanément, donc vous n’avez aucune garantie que votre projet soit développé sans pauses. Il faut donc convenir avec votre sous-traitant d’un engagement sur une date à laquelle vous décider tous les deux que les développements seront terminés et le projet livré.

  • Ne pas se renseigner sur les références du prestataire ou son domaine d’expertise

Si vous êtes dans le cadre d’une délibération après un appel d’offres, ou en prospection pour trouver un sous-traitant, pensez à jeter un coup d’œil au portfolio de l’entreprise, cela vous permettra de voir facilement si l’entreprise à déjà produit des projets proches du votre, ou dans le même domaine. Connaitre l’expérience de l’entreprise que vous sélectionnez est important, même si cela ne vous mettra pas à l’abri d’imprévus bien sûr, vous serez rassurés de savoir que votre sous-traitant n’est pas à son coup d’essai, et qu’il connait bien le domaine dans lequel votre projet s’inscrit.

  • Travailler sans charte graphique ou sans mock-ups

Fournir à votre sous-traitant une base graphique pour estimer le travail à effectuer est très important. De cette manière, il pourra vous signaler s’il y a des différences entre le cahier des charges et les maquettes (oublis, ajouts…), pourra vous faire des remarques sur le design, et surtout aura une idée plus précise du travail à effectuer. Pas d’inquiétudes si vous n’avez pas une charte graphique, fournir des mock-ups ou des wireframes suffit largement la plupart du temps.

Qu’est-ce qu’un mock-up ?

D’après Wikipédia  :

En informatique, le terme mock-up (qui vient du même mot anglais qui signifie une maquette à l’échelle 1:1) désigne un prototype d’interface utilisateur. Un mock-up a ainsi pour rôle de présenter les idées sur l’utilisation d’un logiciel.

Source : https://fr.wikipedia.org/wiki/Mock-up

Exemple de mockups

Un exemple d’interface mock-up

  • Être vague sur ses demandes

Ne pas être précis sur la nature de votre demande peut vite se retourner contre vous. La société qui sera en charge d’estimer le travail à effectuer risque de devoir interpréter certaines demandes, ou de devoir vous poser de multiples questions pour comprendre ce que vous voulez. Le mieux reste donc de détailler au maximum vos demandes, de schématiser si nécessaire. Vous pourriez aussi vous retrouver avec une estimation qui n’est pas fidèle, et donc vous exposer à des coûts supplémentaires lorsque vous ferez vos retours sur le produit développé.

Soyez donc clair et précis sur ce que vous voulez, un peu comme si vous passiez commande dans un restaurant, plus vous serez dans le détail, et plus le produit fini sera fidèle à votre besoin.

  • Ne pas demander d’estimation ou de devis

Laisser partir votre sous-traitant en roue libre sans avoir demandé à la base une estimation du budget nécessaire peut être une grave erreur. Même si vous êtes en confiance, et que ce n’est pas la première fois que vous travaillez avec cette entreprise ou qu’elle vous a été chaudement recommandée, il faut toujours connaitre le budget à l’avance. Cela vous permettra d’avoir une idée de combien va vous couter la sous-traitance, mais aussi cela vous évitera d’exploser votre budget et donc de limiter votre sous-traitant à un certain nombre de jours de travail.

  • Accepter le contrat le moins cher uniquement pour le prix

    signature de contrat

Si c’est gratuit, c’est vous le produit ! Non vraiment ce n’est pas une bonne idée de se dire « si ce n’est pas cher je vais pouvoir marger, donc j’y vais les yeux fermés! ». Le conseil n’est pas non plus de prendre le plus cher, mais vérifier tout de même un minimum le sérieux de l’entreprise avant de prendre votre décision, il serait dommage que le produit livré ne soit pas de bonne qualité, ou pire que votre sous-traitant vous lâche en cours de route, car finalement il s’est trompé dans son estimation ou dans son analyse du besoin. Pensez aussi que s’il y a un gros écart entre son estimation et celle des autres, c’est aussi peut-être parce qu’il n’a pas compris ce qu’il y avait à faire, surtout si vous avez été vague dans votre demande !

 

 

 

 

  • Ne pas se tenir au courant de l’état du projet

Mieux vaut prévoir avec votre sous-traitant des points projets, pour vous tenir au courant des avancées, vérifier que vous êtes dans les temps ou prévoir des tests pendant la mission pour faire des retours avant la phase de recette. Si jamais votre sous-traitant part dans la mauvaise direction, à cause d’un oubli ou d’un problème de lecture du cahier des charges, faire des points réguliers peut éviter que vous vous retrouviez en fin de mission avec le mauvais livrable, et forcément mettre à mal le projet.

  • Rompre le contact

Au-delà de vous tenir au courant de l’avancement du projet, il est bon aussi de garder le contact avec votre sous-traitant. L’idée n’est pas de lui téléphoner tous les jours pour mettre la pression, mais plutôt confirmer avec lui que le projet avance, qu’il n’y a pas de problèmes dans la production ou pour être disponible pour toute question. La communication est importante !

  • Ne pas faire de recette

Faire une recette sera une garantie qu’il n’y aura pas (trop) de mauvaises surprises quelque temps après la livraison du projet. Si votre sous-traitant ne vous la propose pas, dressez une liste de toutes les fonctionnalités que vous voulez vérifier avant de valider la qualité du produit. Lors de la rédaction du contrat de prestation de service, faites la demande que le temps de recette soit inclus dans la durée de la prestation, et précisez que le projet ne sera terminé que lorsque la recette sera validée. En fin de production, demandez une version de test de votre produit, testez-le en suivant la liste des fonctionnalités que vous avez rédigées, puis faites des retours si besoin. Ne considérez pas que la recette interne (celle faite par votre sous-traitant normalement avant de vous livrer le produit) est suffisante. Pas parce qu’il aurait caché des malfaçons, mais plutôt parce que, la tête dans le guidon, il aurait pu passer à côté d’éventuels bugs. Un regard externe et neuf sera bien plus utile, surtout si vous le faites tester par d’autres personnes.

Maintenant que vous êtes un expert en erreurs à éviter, n’hésitez pas à nous contacter, nous pouvons discuter avec vous de vos projets pour vous accompagner !

N’hésitez pas à lire également notre guide pour créer une application mobile !