Gestion de projet : notre sélection d’outils

Vous êtes entrepreneur ? Il vous a été confié la mission de chapeauter un projet, voire plusieurs ? Ou bien vous cherchez tout simplement des solutions pour mieux vous organiser ? Il peut donc vous être nécessaire d’avoir la bonne palette d’outils pour votre gestion de projet.

Avant toute chose, soyez sûr d’avoir toutes les clefs en main. Posez-vous les bonnes questions pour poursuivre la gestion de votre projet :

– Quels sont ses enjeux, ses risques, son budget ?
– Quels sont les objectifs finaux à atteindre ?
– Quelles sont les tâches potentielles ?
Il faudra ici les hiérarchiser pour mieux les organiser : définir l’importance de chacune, la durée, les contraintes possibles
– Quels sont les livrables, les dates butoirs ?
– Si le travail se déroule en équipe : est-ce que chacun sait ce qu’il doit faire sur le projet ? Les ressources nécessaires sont-elles connues ?

Voici donc notre sélection d’outils de gestion de projet pour vous aider à traverser ces différentes étapes. À vous de choisir ceux qui s’adapteront le mieux à vos envies et vos besoins ! Ces outils fonctionnent sur un modèle Freemium : les fonctionnalités de base sont gratuites, mais il faut débourser le prix d’un abonnement mensuel pour avoir accès à l’éventail complet.


1 – MindMeister : pour dégager les idées

Lorsque l’on débute un projet, il se peut que l’on ait trop d’idées. Ou bien que l’on ne parvienne pas à les écrire pour plus de lisibilité. Pas de panique, Mindmeister va vous aider à y voir plus clair !

Se basant sur la technique du Mind Mapping (« Élaboration de cartes mentales »), Mindmeister consiste à organiser ses idées ou ses tâches sous forme de diagramme. Le principal avantage est de structurer, ordonner et hiérarchiser ses idées. Par extension, il permet de mieux visualiser ses objectifs et les étapes à effectuer pour y arriver. MindMeister est une application web, qui permet  de créer des cartes mentales et offrant également la possibilité de travailler de manière collaborative. Pratique lorsque l’on doit organiser les idées de chacun efficacement.
Cet outil est intuitif et très visuel ce qui facilite l’organisation des différents points : on peut jouer sur les couleurs, les tailles de polices pour l’importance et même ajouter des emojis pour attirer le regard.

Vous pouvez retrouver des exemples de cartes MindMeister ici 

mindmeister pour la gestion de projet

2 – Trello : pour la répartition des tâches

Une fois que les tâches sont dégagées, il est utile de pouvoir les organiser et les répartir pour continuer d’organiser sa gestion de projet. C’est là qu’intervient Trello, une application web.

Conçue sous forme de tableaux sur lesquels on va venir épingler des étiquettes (qui contient donc nos tâches), cette application permet de travailler là aussi de manière collaborative. Chaque étiquette peut être enrichie de description, mots-clefs ou commentaires pour dégager toutes les idées et les avancements effectués. Des extensions peuvent également être ajoutées comme par exemple un calendrier pour travailler sur les dates de livrables. Il est possible de choisir des couleurs selon l’urgence des tâches ou attribuer ces dernières aux membres d’une équipe avec des rappels notamment. Très pratique pour suivre les avancées de chacun. Cependant, l’intérêt de Trello est la liberté d’organisation que l’application permet. À chacun de trouver sa méthode, jouer sur les options et trouver le meilleur moyen de travailler.

Retrouvez le guide complet d’utilisation de Trello ici

Trello outil de gestion de projet

 

3 – Bubble Plan : pour planifier

Bubble Plan est un outil conçu pour faciliter la planification des projets de manière visuelle là aussi. Fonctionnant sur le même principe que Trello avec un tableau de bord, des tâches peuvent être ajoutées directement sur un planning avec tous les éléments de description nécessaires. Les tâches sont rattachées à des étapes pour que l’ensemble demeure clair et cohérent visuellement.

À noter : Bubble Plan est un outil développé à Paris !

Outil de gestion de projet : Bubble Plan
Source : Les Outils Numériques

4 – Slack : pour échanger en équipe

Lorsque l’on travaille en équipe, la communication demeure au centre du projet afin d’avoir toutes les informations pour travailler efficacement.

Chez Octotek Studios, nous utilisons Slack pour cela. Slack est une plateforme de messagerie pour le milieu professionnel. Elle est organisée par “espaces de travail” sur lesquels on va pouvoir créer des “channels” (ou chaînes) afin d’être organisé selon des thématiques choisies. Par exemple pour une entreprise de développement mobile, il sera possible de créer une chaîne “veille technologique” ou une autre “Projet Client 1” afin que les informations ne soient pas mélangées et avoir des discussions claires.
L’intérêt est donc de pouvoir échanger rapidement et selon les thèmes d’un projet et garder une trace de ce qui a été dit. On peut également y échanger des documents, rejoindre plusieurs espaces de travail … Très populaire dans le domaine du développement, Slack peut également s’adapter à tous les milieux.

Pour davantage d’informations sur le fonctionnement de Slack, cliquez ici

Slack messagerie pour la gestion de projet
Source : powercode.com

5 – Zapier : pour automatiser ses tâches

Une fois que l’on sait ce qu’on doit faire, que tout est planifié et que l’on peut communiquer pendant le déroulement du projet, il ne reste plus qu’à être … Productif ! Zapier est là aussi présent pour vous aider pour la gestion de projet. Le principe ? L’automatisation des tâches. Enregistrer des pièces jointes reçues par email dans un Cloud, transmettre des articles pour relecture avant publication ou encore créer des rappels … Les possibilités sont longues et ce sont près de 500 applications web qui sont répertoriées sur Zapier. La version gratuite permet d’en choisir 5. L’intérêt est de pouvoir dégager du temps pour rester concentré sur ses objectifs importants. On va donc éliminer les petites tâches redondantes (mais obligatoires) en les automatisant.

Cliquez ici pour plus d’informations concernant Zapier.

Outil de gestion de projet : Zapier
Source : zapier.com

 

En + : pour une bonne gestion de projet, pensez aussi à stocker vos documents pour faciliter les échanges. Google Drive, Dropbox … Les possibilités ne manquent pas pour accéder de partout à vos données et les partager avec votre équipe.

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